Politique de confidentialité et de protection des données pour les salariés

Afin de répondre aux obligations légales qui lui incombent et de permettre la bonne exécution du présent contrat, l’hôtel Ekta, en qualité de responsable de traitement, traite des données à caractère personnel concernant ses employés, dans la limite de ce qui lui est strictement nécessaire.

Ce traitement poursuit également un intérêt légitime, à savoir l’exécution des dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles auxquelles elle est soumise.

Les données collectées et l’objectif poursuivi

- De manière générale, à l’entrée du Salarié, l’hôtel Ekta, collecte : l’état civil du salarié, son adresse postale, numéro de télé phone et/ou mail, sa profession, ainsi que son numéro de sécurité sociale, indispensable pour la déclaration d’embauche.

- Afin de satisfaire à ses obligations déclaratives, l’hôtel Ekta, transmet aux organismes sociaux certaines informations nominatives relatives au salarié, et notamment :

• A l’embauche, la Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF, qui transmet les informations à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du domicile du salarié ainsi qu’aux services de santé au travail ;
• Chaque mois, ainsi qu’à chaque événement (arrêt de travail, fin de contrat de travail…), via le dispositif de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), toutes les informations sociales nécessaires à l’exercice des droits du salarié.

- L’hôtel Ekta, s’acquitte de ses cotisations de Sécurité Sociale ainsi que de son obligation de déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF de Montreuil.

- Pour les besoins de sa gestion administrative, l’hôtel Ekta, peut être amené à collecter et traiter des données personnelles, notamment pour établir la liste d’employés, le planning du personnel et leur affectation, les dotations individuelles en fourniture et équipements, la gestion des élections professionnelles, la gestion de l’action sociale, l’affiliation aux régimes de prévoyance et de complémentaires santé…

- Pour l’établissement des bulletins de paie, ainsi que des déclarations sociales et fiscales, l’hôtel Ekta, est amené à collecter ou traiter, notamment : coordonnées civiles et bancaires, n° de sécurité sociale, salaire, nombre d’heures travaillées, parfois des données sur l’état de santé (maladie professionnelles, handicap…), des données sur l’épargne salariale…

- Pour la gestion de carrière de son personnel et de sa formation, peuvent être collectées notamment : les évaluations professionnelles et de compétences, validation des acquis d’expérience, les simulations de carrière, les formations réalisées, les demandes de formation, les évaluations de formation.

Informations des personnes

Les données personnelles sont collectées et conservées pendant une durée maximum de 5 ans à compter de la fin des relations contractuelles, correspondant au délai de prescription de droit commun

Seuls pourront être destinataires des informations qui les concernent, dans la stricte limite de leur nécessité :

- Les organismes sociaux, médecin du travail, services étatiques (DIRECCTE, administration fiscale…) et instances administratives ou judiciaires

- La société et plus précisément ses services RH, comptabilité et informatique

- Les prestataires extérieurs chargés de la gestion des paies, de la comptabilité, du juridique, de l’informatique, de la formation professionnelle

Ces données ne font en aucun cas l’objet d’une exploitation commerciale. Ces données personnelles ne font pas l’objet d’un transfert vers un pays tiers à l’Union Européenne.

Chaque personne dispose : d’un droit d’accès aux données collectées, de rectification des données personnelles inexactes ; d’un droit à l’effacement et à la limitation du traitement, dans les cas et conditions prévus à la section 3 Chapitre III du RGPD ; d’un droit à la portabilité ; d’un droit d’opposition au traitement et d’un droit de ne pas faire l’objet d’un traitement automatisé, dans les cas et conditions prévus à la section 4 Chapitre III RGPD ; d’un droit de porter réclamation auprès de l’autorité nationale de contrôle, à savoir la CNIL.

Toute demande relative à l’exercice d’un des droits précités devra être formulée par écrit (courrier ou mail) et adressée à l’attention de la Direction à contactrgpd@hotelekta. Une réponse sera adressée dans le mois suivant la réception de la demande, délai pouvant être prolongé de 2 mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.